好像是才一下子的时间，幸福行动家线上课程已经到了21讲了，在前20讲中，我们讨论了心境如水及行云流水，详述了时间管理能够帮助我们到达的层次，也说明了执行力及愿景力，看到了时间管理水平及垂直轴向，让我们持续往追求幸福的行动家前进，接下来我们就要脱离整体理论的层次，实际进入执行力的部分。执行力的六个流程分别是收集、加工、组织、排程、行动、检视，我们在每天的生活中，都可以运用这六个流程来帮助我们去提升间管理的能力。流程简单明瞭，但是要全部做到相当困难，因为真正的能力，是取决于这六个流程相互的连结综效。有些人收集能力强，但是却始终排不出时间加工，有些人行动能力强，却从来不做检视，有些人组织地井井有条，可是无法落实执行。

　　经过长久的研习会及网路讨论经验累积，为了让大家能够将六个流程整合好，并发挥加成的综效，我将六个流程切割为前三流程（收集、加工、组织）及后三流程（排程、行动、检视）。前三个流程的重点是把杂事放到头脑之外，建立好完整的清单，也是时间管理的基本功，我们这就开始。

（1）前三流程概述

　　当我们的杂事进来，要先统一收集到收件匣，其次要加工成行动，并组织到行动清单中。前三个流程的目的，就是要建立一个完整的清单系统。

　　这个清单系统包括了收件匣工具、加工的方法，组织的资料库（下一步行动清单、任务清单、通讯录、任务补充资料、行事历等），要让这个系统运作自如，行云流水，这是做得到的。需要的是一些工具、一个系统的方法和自律心。虽然这需要一段时间的训练，但是这样的一个系统带给我们的是一颗心境如水的心情。

　　建立清单系统可以让我们有一个把大脑事情放在头脑以外的空间，让我们的大脑专注于最擅长的工作——思考。如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复一日不间断，就是在练习黑带级时间管理了。

（2）流程一：收集

　　收集的项目其实相当广泛，我会收集的项目除了要做的杂事之外，还包括了电话、email、约会日期、写文章的点子、对企划案的想法等等。一个人的收集能力越强，代表他思考的领域越大，这里会发生两个初学时间管理常常遇到的问题。

　　收集工具不适当：有时候点子太多（例如遇到开会、参加商展，要收集的讯息大量出现），但是收件匣却太小了（一张白纸、用完的笔记本）、者收集的速度太慢（想要以打字方式输入到PDA，但是速度很慢）、或收件匣在某些状况下失效（晨泳或晚上睡梦中想到点子，却无法收集）等，这些都是因为没有事前思考好自己需要哪一种收件匣，造成自己收集的能力打了折扣。

　　没有加工的习惯：这是更加常见的问题，很多人兴冲冲买了PDA、记事本要做好时间管理，也收集了一大堆事情，却无法养成将杂事加工成行动的习惯。然后就和别人说了一堆无法做到时间管理的原因（太难了、工具不顺、太懒了等）。有时候是因为自己太贪心（以为花钱，几天内就可以做好时间管理），有时候是因为自己本来就缺乏纪律，难以养成好习惯，但是这些都会让收集的成效大打折扣。

　　一般人把大脑当作是记忆的工具，所以对朋友、家人的承诺，自己想要做的事情等，一股脑儿都放在脑海里。但是我们的大脑并不是如此可靠，记在脑中的事情可能会忘记，不仅如此，所有的事情放在大脑里，根本就没有办法轻松自在。要解决这件事的办法就是收集，所以虽然收集的习惯不易养成，大家还是要加油喔。

（3）流程二：加工

　　最近在读一本好书，玛莎．史都华写的《玛莎创业法则》，里面提到一个故事：

　　有一次玛莎帮忙影星保罗.纽曼举行宴会，就在宴会开始的前几个小时，她把一些摩洛哥派放入烤箱。后来，玛莎因为一些事情离开厨房，回来时，简直吓坏了，因为每一个派靠近烤箱的区域都烤焦了。更糟的是，摩洛哥派是整个宴会三道主菜中最重要的一道，玛莎开始很紧张，浮现出各种惨不忍睹的状况。

　　幸好，她迅速地冷静下来，短暂思索后，拿起一把锯齿刀，将每一个派切成方形小块，受损的部份切除丢除，再把完好无缺的部份放在盘子上，端到宴会让大家食用。玛莎表现出一副完全没事的状况，事实上，也没有任何人发现，保罗.纽曼的宴会相当圆满成功。

　　这真是一个把紧急状况加工成优秀行动的好例子，把摩洛哥派烤焦，绝对是一件杂事，但将“派切成方形小块，受损的部份切除丢除，再把完好无缺的部份放在盘子”，也绝对是一个相当好的反应行动。虽然我们收件匣中的杂事不一定会如此紧急，但是构想出合适的行动，在适当的时间地点解决问题，这就是加工的意义。

　　“ 加工”这件事情，其实是在各种可能的选择下，找出最适当的行动。时间管理讲究“plan ahead”，在事情需要采取行动前，在加工的阶段，就先想好自己要采取怎样的行动。例如说下一次玛莎把派烤焦了，她一定不会紧张，会立刻就拿起锯齿刀，甚至只要以后一烤派，玛莎就会紧盯着烤箱，根本不会让烧焦的事情发生。加工我觉得是时间管理六个流程中，最博大精深的一个，我们也会再日后的课程中继续讨论。

（4）流程三：组织

　　在幼稚园中，收纳是以方便取用为原则，因此每项活动需要的道具，都设置在孩子容易拿得到得地方。

　　　——《收纳其实很容易》，茱莉．摩根思坦着

　　我是一家幼稚园的股东，并在里面工作了八年，发现每一间幼稚园教室是一个完美的组织模式。

　　首先，教室的空间被分作好几个活动区，小朋友可以在各自的区域中做事情。

　　其次，孩子们可以在某一段时间内，停留在一个活动区中（例如阅读区），专注做一个活动。

　　第三，所有的物品放置，是以方便取用为原则，美术区里面就有画纸、蜡笔、颜料甚至工作围裙。

　　第四，在幼稚园教室中，收纳（小朋友自己把东西放回原位）的动作就和玩游戏一样简单有趣。

　　最后，幼稚园教室充满了视觉化标志，小朋友一进教室，就看到各个区域标示牌，在教室内随时可以知道自己东西放在哪里（贴了姓名贴纸）。

　　如果我们时间管理各种清单、行事历、通讯录、笔记等，能够如幼稚园组织模式一样简明，那一定会很棒。我自己组织的下一步行动清单、任务清单、通讯录、记事本，都是每天我会运用到的资料库，也有很确的区隔划分及使用方法。配合合适的软体及管理方法，就可以让我们大大小小的事情安排有如行云流水一般，除了让我们节省时间，更可以拥有工作时的好心情。

（Flickr 图片 Give A Dam 拍摄）

（Flickr 图片 Lee Seung Kye拍摄）

结语

　　心境如水和行云流水是我们在做好前三个流程中，需要注意的两个大原则。

　　对工具使用时的行云流水，对整个系统管控的行云流水，都源自我们能够养成Plan ahead(预先准备)的习惯，降低我们生命中火烧眉急的突发状况。长久执行下来自然能够让我们有更多的时候，进入心境如水（Mind like water）的境界。

　　前三个流程，彼此互相影响，是一个整合在一起的系统，我们会再日后的文章中继续讨论。