iPhone上时间管理系统学 我學網的同學雖然不一定用iPhone,但是裡面的心法還是可以學習
我一直很喜欢系统这个字,我觉得系统就是个让我们重复操作,却能够越做越好的机制。从2000年,我就开始研究PDA在时间管理上面的运用,到了2008年改用iPhone,也逐步建立自己在iPhone上面的时间管理系统。

这篇文章介绍了四个iPhone程式,分别代表了时间管理系统的四个面向

Getideaz- 代表搜集杂事及清空收件匣

Appigo todo- 代表管理好下一步行动及任务

时间- 代表执行行动的SWEET时间提示

Memiary- 代表检视的工作

我们这就开始吧…

(1). 用睡眠来思考一件事情-搜集&清空收件匣

前几天我做了一次清空收件匣的动作,我Getideaz里面有22页涂鸦笔记,

有些不重要或已经完成的事情就直接删除,有两个是两分钟以下的事情立刻解决,有六个写作的想法,五个打字进入噗浪,每日金言中,一个是写某篇文章的点子,列入代办事项Appigo Todo,有三件事情需要采取行动,有两页有关于专案:打字放进去Appigo Todo中特定的专案中,有一个放入下一步行动清单中。

就这样,十分钟内,我完成了清空收件匣。

我 一直觉得时间管理的基本工就是搜集杂事及清空收件匣,首先要把随时随处想到的事情写下来,累积到一定数量后批次处理清空收件匣。这样练习久了,就能够把许 多脑袋的想法变成行动,承诺的能力就提高了,头脑也随时清空。接下来,会让我们潜意识更容易浮现出有创意的想法,以我自己为例,时常在睡梦中浮现困难问题 的解法,我称之为用睡眠思考,这样的思考超越意识层面,非常有力量。

真的,很建议您一定要养成”做好搜集的动作并清空收件匣”这个好习惯。

也推荐我们开发的iPhone收件匣软体Getideaz(官方网站)

http://getideaz.com/

(2). 提高对生活的解析度

昨天写了一篇文章”让卓越的种子发芽 谈在iPad上运用Appigo todo“,结果网友蝇狼glglace问了一个问题

”如果只用纸本呢? 有没有可能做到类似的管理效果?”

我想了一下,并和老婆讨论,答案是

“用纸本来做应该是可行的,首先,要有一个任务清单,列出所有任务;另外,每个任务要有做任务的深入规划单独耶面,可以用活页纸,或是即可贴这类的东西,增删任务表较简单。最后,要做好每周检视的工作。”

回答完后,我思考一个问题,什么是网友蝇狼glglace问的”类似的管理效果”,我觉得是大家都期待提高生活的解析度,让我们更加了解自己,并用适合自己的方式来管理自己。经过多年研究直实战,要提高解析度,我有三点心得。

a. 依照场合来批次处理

这就是David Allen在GTD中所介绍的方法,每一个行动都要分配”场合”(例如打电话),这样就能够批次处理(一次打多个电话),节省时间。

因为做事的的效率提高,觉得能够掌控生活的控制力提高,因此自己觉得对生活的解析度提高了。

b. 利用泰勒式的科学方法处理例行的公事(Routine)

泰勒是科学管理的先驱,藉着分享流程及动作制定精确的工作方法。昨天我写的”让卓越的种子发芽 谈在iPad上运用Appigo todo“就是在讨论这个部分。appleseed藉着服务好每一个客人,增加他们重复购买或转介绍的力量。

这和批次处理不同,把例行的公事处理好,增加的是做事的品质。因为品质提高,所以觉得生活的解析度提高了。

c. 处理悬而未决的事情

然而还是有很多事情处在模糊的状态,牵扯很多人,还抓不住主轴,甚至像是意料之外的意外,一下子把生命打入黑暗的谷底。

但是,我觉得时间管理练就的”纪律”还是让我们有一博的机会,就像是航行在暴风雨中,有时浪头把小艇打翻,但是只要撑过这个可怕的夜晚,隔天早上,清点损失,抛弃毁损的器物,我们还是可以翻起小舟,继续航行。

这需要的是强韧的心,主动积极的态度,接收不可避免之事的修炼,还有创造力以及相信自己可以在没有地图的世界勇敢前行的力量。这是困难的抉择,我们常常需要依靠外力协助,但是若是连这样的事情都能够勇于面对,我们就又能将生活的解析度提升。

有些网路的图片,刚刚点进去的时候,是一张模糊的图,但是越来越久后,便显现出精美的成像。时间管理帮助我们的就是提升对生活的解析度,这样的努力对于网友蝇狼glglace有意义,我相信也会对您有意义。

iPhone上面的Appigo todo是个很棒的代办事项管理,很值得您去使用。

(3). 创造生命的SWEET时间

前天老婆提议要去吃猪排饭,其实我也想吃很久了,当然是欣然同意,老婆就搜索一下店的电话,打电话去预约座位。准时到场后,我们无需等待,就进入座位用餐。

这就是我说的SWEET时间,透过事前采取行动的方式,让我们的时间利用更有效率,更重要的是更加舒服。SWEET是”Stop Working on Everything Else Time” 的简称,中文翻译 是”停止手上动作,去做下一件事情的确实时间”,这是我从一本英国人写的时间管理书籍”搞定一切,还有时间玩”中学到的概念.

做起来也很简单,只要准备一个倒数计时器(你可以去电器行买或手机都有倒数计时功能),思考一下做下一件事情是几点几分,预留结束这件事情所需的前置时间,设定一下闹钟。当铃声响起,您就可以SWEET地去做下一件事情。

例如说想搭乘10:00的高铁,我们必须在9:20出门,并预留10分钟的缓冲时间做前一个工作的收尾,因此我们的 要搭乘高铁这件事的SWEET时间就是9:10。

以前在美国读书,学到最重要的事情就是美国人都会”Plan ahead”,因为美国很大,一天排不了几个约会,因此都会事前准备,让碰面的品质变好。老婆提前打电话去订位就是如此,让我们有一个SWEET时间。

iPhone内建的”时间”程式是个一流的倒数计时器,一定要记得用喔。

(4). 没有检视的人生不值得活

我每天起来的第一件事情,就是写日记,方法也很简单,打开Memiary.com,记下昨天做的五件成功事情,两分钟内就完成。

外出旅行时也很容易,Memiary有iPhone版本,利用iPhone就可以打字在上面。(如果有iPad又有无线网路状况,就可以直接打字在Memiary.com,)

何谓成功日记?就是每天在日记上纪录五件自己成功的事情

我 觉得成功日记最大的四个好处如下,首先,成功日记记录都是成功小事,因此日后回顾时等于是在激励自己,拥有很大的力量,其次,成功日记让我们检视昨天的生 活,不要说什么,很多人根本记不得昨天自己做了哪些事情。第三,成功日记记录时间短,一两分钟就完成,非常省力。最后,成功日记不一定要用到电脑,只要拿 一本小册子,随时就可以开始记录。

我们家老大正在制作一本书,他是一个火车迷,去年和今年都去日本搭乘新干线,现在老婆和他在制作一本新干线全系列的书,介绍他坐过的每一台新干线。老大不大爱写字,但是花了很多时间在制作这本书,因为这是他的新干线日记。

我相信老大做好这本书后,一定会更加喜欢新干线因为他利用作书的过程,好好检视他的旅程。

我们都需要好好检视自己的人生,成功日记是一个好的开始,Memiary.com网站及iPhone的Memiary程式值得您尝试。

结论

我 自己使用iPhone的经验很曲折,一开始拿到iPhone 2G,我玩了一阵子,就送给老婆使用,回去玩Palm。后来因为行动运算概念的启发,才开始买iPhone 3Gs,过了不久,老婆也买了一台。最近买了iPad,一开始也是放着,但是随着时间演进,却忍不住又爱上了这个产品,因为苹果电脑这产品极小的核心能够 真正打到我内心的需求,真是让人爱不释手。

我体会到,一个工具要好好运用,就是要花许多时间和其相处,今天我们介绍的程式就是我和iPhone长期相处后最推荐的几个程式

Getideaz让我们时间管理有一个强力随身的收件匣。

Appigo todo让我们生活的解析度提高

内建的”时间”城市让我们拥有SWEET时间

Memiary程式让我们可以检视人生

云端+iPhone正在改变我们的生活风貌,您准备好了吗?

2条评论

  1. 说的挺好的 although我没有iPhone可以直接体验,但是还是可以看到作者的时间管理方面的一些好的方法和良苦用心。

  2. 说的挺好的。thanks

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